Der Arbeitsplatz der Zukunft – übernimmt Homeoffice das Büro?

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Während der Pandemie hat mehr als jeder dritte Arbeitnehmer in Deutschland zumindest einige Tage in der Woche von zu Hause gearbeitet (Quelle: Bitcom Research 2020) Mittlerweile sind es zwar wieder weniger, aber: Wird es jemals wieder so wie vorher werden? Wir glauben die Zukunft des Arbeitsplatzes wird sich grundlegend ändern. Schließlich ist es nicht mehr notwendig als Unternehmen riesige Bürokomplexe zu mieten, zu beheizen und mit ergonomischen Büromöbeln auszustatten, wenn neue Arbeitsmodelle Einzug erhalten.

Und auch Arbeitnehmer haben einen großen Vorteil, wenn sie flexibel planen und von überall aus arbeiten können. So lässt sich eine gute Work-Life Balance herstellen, Zeit sparen, sowie Familie und Beruf besser miteinander vereinbaren. Wir haben recherchiert, Studien gewälzt und spannende Zukunftsmodelle zusammengetragen, um dir Ergebnisse zu folgenden Fragestellungen zu präsentieren:


1. Ersetzt Homeoffice zukünftig das Büro?

Zugegeben, Corona hat für einen Umschwung im Büroalltag gesorgt und die Digitalisierung in vielen Unternehmen extrem beschleunigt. Doch bedeutet das, dass wir künftig nur noch von zu Hause arbeiten und Büroflächen abgebaut werden? Das Institut der deutschen Wirtschaft Köln e. V. kommt in einem in einem Personalpanel zum Ausblick auf die Zeit nach der Corona-Krise zu dem Ergebnis, dass der Büroflächen Abbau erst einmal die Ausnahme bleiben wird. (Quelle: IW-Personalpanel 2020 (Welle 26), Institut der deutschen Wirtschaft) Es zeigt sich jedoch, dass die Anforderungen an die Büroflächen sich verschieben und das Büro der Zukunft zum Wir-Ort mutiert, in dem Kommunikation und Austausch im Vordergrund stehen. 

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Das moderne Büro ist zukünftig:

  • Digital aufgestellt und auf der Basis des Virtual-First-Ansatzes ausgerichtet
  • Es lässt Raum für Kreativität im Team statt Einzelarbeit zu fokussieren
  • Es ist flexibel und anpassungsfähig und erlaubt digitales Arbeiten genauso wie gemeinsames Brainstorming
  • Es ist funktional, akustisch abgeschottet und bietet Isolationsräume für Meetings und vertrauliche Telefonate
  • Es ist effizient und effektiv und mit neuester Technologie ausgestattet

Das bedeutet, dass im Büro der Zukunft weniger allein gearbeitet wird, sondern eine Basis für Austausch geschaffen wird. Für die Einzelarbeit kann jeder am heimischen Arbeitsplatz sorgen, während das Büro der Zukunft ein Ort der Zusammenkunft bildet. Arbeitnehmer sollen ihre Arbeitszeit so flexibel wie möglich gestalten können, da sie aufgrund von Alter, Familiensituation oder schlicht persönlicher Vorlieben individuelle Voraussetzungen mitbringen. Ob die Mitarbeiter sich in einem festen Homeoffice befinden, Remote Work betreiben oder von Zeit zu Zeit im Büro der Zukunft austauschen wird laut Trendstudien immer mehr dem Arbeitnehmer frei stehen.Neue Ziele werden gesetzt und Arbeitsmodelle mit maximaler zeitlicher und räumlicher Flexibilität geschaffen.

2. Welche neuen Arbeitsmodelle gibt es?

Die Digitalisierung und der technische Fortschritt der letzten Jahrzehnte bieten ganz neue Möglichkeiten für Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen. Und Unternehmen sollten sich möglichst zeitig an diese globalen Veränderungen anpassen. Der Schlüssel zum Erfolg heißt New Work und bringt unterschiedliche Arbeitsmodelle der Zukunft mit sich: 

1. Homeoffice – Arbeit von zu Hause

Klar, das Homeoffice wird in Zukunft immer bedeutender und wird sich immer mehr behaupten. Schließlich bietet es viele Vorteile sowohl auf Arbeitnehmer:innen, als auch auf Arbeitgeber.innenseite und kann sich etablieren, wenn auf effizientes Mobiliar geachtet wird – wie z.B. auf eine ergonomische Einrichtung vom ersten deutschen Marktplatz für Homeoffice Möbel: myHomice. Der Arbeitgeber:in kann aus einer vorher ausgemachten Anzahl an Homeoffice-Tagen frei wählen, wann er von zu Hause aus arbeitet oder in die Bürogebäude kommt. Jedoch sollte er auch in den eigenen vier Wänden entsprechend ergonomisch und technisch ausgestattet sein. Diese Flexibilität fördert sowohl die Motivation als auch die Konzentration – schließlich lässt es sich am heimischen Schreibtisch ganz anders arbeiten und der:die Arbeitnehmer:in kann seinen Bedürfnissen freier nachgehen. Das spart Lebenszeit, verringert den Verkehr und schont Umwelt und Nerven. Und wenn der Arbeitgeber:in sich für das Wohl des Teams einsetzt ist dieses Arbeitsmodell für ihn auf allen Ebenen am rentabelsten. Auf myHomice.de kannst du dein Team beispielsweise mit einem attraktiven Gutscheinsystem fördern. 

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​​2. Arbeitsmodell: Co-Working-Spaces – gemeinsam kreativ arbeiten

Ein weiteres Arbeitsmodell der Zukunft ist der Co-Working-Space bzw. der “Wir-Ort” an dem flexible Multizweck-Designs genutzt werden. Mit offenen Bereichen für teamorientiertes , kreatives Arbeiten, abgeschiedenen und mit Schall-und Sichtschutz versehenen Räumen für konzentriertes Arbeiten und speziellen Rückzugsräumen zur Entspannung.Es handelt sich also nicht um das altbekannte Großraumbüro, sondern um einen Ort, an dem Selbstständige, Freelancer und mobil Arbeitende mit anderen Menschen zusammenkommen, um sich auszutauschen und neue Ideen zu verwirklichen.  Hier steht die Kommunikation und der Perspektivwechsel im Vordergrund und die Möglichkeit einer deutlich flexibleren, offeneren und inspirierenden Arbeit nachzugehen. 

3. Arbeitsmodell: Hotdesking – effiziente Raumnutzung

Das Hotdesking ist eine weiterentwickelte Form der Co-Working Spaces bzw. unseres “Wir-Ortes”. Auch hier heißt es “fester Arbeitsplatz adé!”, denn die effiziente Nutzung von Räumlichkeiten steht bei diesem Arbeitsmodell im Fokus. Hier können Arbeitsplätze von verschiedenen Menschen zu unterschiedlichen Zeiten genutzt werden. Technische Geräte wie Monitore, Telefone etc. stehen zur Verfügung und können von jedem genutzt werden. . Sinn und Zweck ist es beim Hotdesking, dass auf den Arbeitsplatz jederzeit Zugriff besteht. Diese Flexibilität passt sich dem technologischen Fortschritt besonders gut an und bietet eine Kombination aus Homeworking und Büro-Alltag.

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4. Arbeitsmodell: Remote Work – virtuelle Teams auf der ganzen Welt

Während in anderen Ländern schon viel Remote Work praktiziert wird ist es ein in Deutschland noch relativ wenig verbreitetes Arbeitsmodell. Durch die fortschreitende Digitalisierung wird es aber gerade für junge Leute immer attraktiver von dort arbeiten zu können, wo andere Urlaub machen – zumindest für 180 Tage, denn dein Hauptsitz sollte stets Deutschland bleiben. Nach 180 Tagen müsstest du deine Arbeit in einem Land zusätzlich versteuern. Deshalb gilt: mit diesem Arbeitsmodell kannst du überall arbeiten, solange du dich an zeitliche Fristen hältst.  Denn entgegen dem Homeoffice besteht keine Notwendigkeit mehr, an einem Ort zusammenzukommen, da alles digital gelöst wird und das Zusammenkommen internationaler Teams keine Herausforderung mehr darstellt. Ein Laptop und Internetzugang reichen dabei völlig aus, um in virtuellen Teams an neuen Geschäftsideen zu arbeiten.

 

5. Arbeitsmodell: Jobsharing – Die effektive Arbeitsteilung

In Zukunft werden herkömmliche Arbeitsmodelle immer mehr hinterfragt und nach Effizienz überprüft werden. Schließlich wollen Unternehmen keine Arbeitskräfte einstellen, die nicht ausgelastet sind, aber ihre Mitarbeiter:innen auch nicht überlasten. Jobsharing lautet die Lösung. Dabei kann eine Vollzeitstelle unter zwei Angestellten aufgeteilt werden oder Freelancer hinzugezogen werden. In einigen Unternehmen in Deutschland findet das neue Modell bereits erfolgreich Anwendung. Die beiden Arbeitnehmer:innen arbeiten beim Job-Pairing miteinander an ihren Projekten und Aufgaben, können sich ihre Zeit flexibel einteilen oder weitere Arbeitskräfte hinzuziehen.

 

 

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6. Arbeitsmodell: Vier-Tage-Woche – weniger Zeit, mehr Motivation

Einen freien Tag mehr in der Woche zu haben ist für viele ein Anreiz dafür, die Motivation hoch zu schrauben und die gleiche Arbeit zu erledigen,  wie in der herkömmlichen 40-Stunden-Woche. Das zeigt sich weltweit. In einem Feldversuch in Neuseeland wurde die Viertagewoche bei vollem Lohnausgleich von den Beschäftigten als überwältigender Erfolg verbucht, und auch in Schweden wird aktuell mit einer täglichen Arbeitszeit von sechs Stunden experimentiert.Denn dieses Konzept hat in diversen Konstellationen bereits zu einer gesteigerten Produktivität der Mitarbeiter geführt. Die Arbeitsziele trotz der kürzeren Arbeitszeit zu erreichen, scheint Arbeitnehmer:innen nicht zu stressen, sondern sorgt für deutlich höhere Motivation und allgemeine Zufriedenheit. In der internationalen Studie „The Case for a 4-Day Workweek?“ von The Workforce Institute at Kronos Incorporated wurde ermittelt, dass auch die Deutschen zukünftig gerne einen Tag weniger arbeiten wollen und dafür sogar 20 Prozent weniger Gehalt in Kauf nehmen würden

​Eines haben die neuen Arbeitsmodelle alle gemeinsam: sie bieten viele Freiheiten und  Flexibilität, was machen Führungskräften Angst macht. Sie tragen die Sorge, dass Mitarbeiter nicht mehr gewissenhaft arbeiten und Unternehmensziele entsprechend nicht erreicht werden. Das ist jedoch laut diverser Statistiken ein Trugschluss, denn wer sein Team entsprechend fördert und motiviert, kann mit den neuen Möglichkeiten besonders erfolgreich werden. Hierzu gilt es dein Team auf allen Bereichen fit zu machen und ihnen ein gesundes Homeoffice zu bieten.

​3. Begünstigen die neuen Arbeitsmodelle die Landflucht?

Klar bieten Homeoffice, Remote Work und mobiles Arbeiten neue Perspektiven für ein Leben auf dem Land – zumindest, wenn die technische Infrastruktur vorhanden ist.

Denn gerade dort ist der Lebensraum günstiger und so haben mehr Menschen die Möglichkeit sich ein ergonomisches Homeoffice einzurichten. Zudem hat Corona viele Vorzüge von Städten genommen: Gastronomie, Shopping, Kultur und pulsierender Tourismus werden sich wohl erst nach und nach von der Pandemie erholen können und der Stress in den Köpfen vieler Stadtmenschen ist enorm gestiegen: Homeoffice, Homeschooling und Dauerlockdown auf 50qm strapazieren nachweislich die Nerven. Laut einer repräsentativen Umfrage des Meinungsforschungsinstituts Civey im Auftrag der ZEIT-Stiftung spielt ein Drittel der Menschen in Großstädten vermehrt mit dem Gedanken wieder Richtung Speckgürtel und ländliches Umland zu ziehen. Denn für viele ist das tägliche Pendeln auch zukünftig nicht mehr nötige, da der Arbeitgeber:in auf neue Arbeitsmodelle setzt. 

 

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Die Politik muss neue Lösungen schaffen. Ganz gleich ob auf dem Land oder in der Stadt: es müssen neue Gesetzgebungen für die zukünftigen Arbeitsmodelle her, damit Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen sich nicht mehr länger in einer Grauzone bewegen. Sozial- und Integrationsminister Kai Klose betonte im Rahmen eines Impulsvortrags, dass die unter Corona-Bedingungen oft improvisierten Lösungen jetzt konkret gestaltet und verbindlich geklärt werden müssten: „Die Frage, wie mobile Arbeit gut – das heißt, gesund, effektiv und menschengerecht – gestaltet werden kann, ist zukunftsweisend. Denn im Zuge der Digitalisierung der Arbeitswelt wird es darauf ankommen, auch an diesen neuen Arbeitsplätzen ein gutes Niveau des Arbeits- und Gesundheitsschutzes für die Beschäftigten sicherzustellen und dafür Sorge zu tragen, dass psychische und physische Belastungen auch bei mobiler Arbeit im Homeoffice vermieden werden“Das ortsflexible Arbeiten eröffne attraktive Möglichkeiten, bringe aber auch viele Herausforderungen mit sich, so Klose weiter.

4. Wie machst du als Arbeitgeber:in dein Team fit für die Zukunft?

Um ein effizientes und sicheres Arbeiten in den neuen Modellen zu etablieren, solltest du als Arbeitgeber:in für einige Gegebenheiten sorgen. Dazu gehört neben geeigneter und abgesicherter Hardware – also mobilen Endgeräten, wie Laptop oder Tablet, die du deinem Team aushändigst – natürlich auch, dass du sicher stellst, dass jeder Arbeitnehmer:in Zugriff auf eine stabile Internetleitung hat, um effektiv arbeiten zu können. 

​Digitale Kommunikation als Schlüssel gegen Isolierung.

Zudem ist Austausch über funktionale Kommunikationskanäle wichtig und entscheiden darüber, ob sich dein Team und eventuelle neue Kollegen im Homeoffice isoliert fühlen oder nicht – und ob sie gut eingearbeitet werden können. Instant-Messaging Plattformen wie wie z.B. Microsoft Teams, Slack oder Videokonferenz-Tools wie Skype for Business oderZoom bieten sich an, um für ausreichend Kommunikation zu sorgen und sich auch virtuell in die Augen schauen zu können. Wichtig ist dabei, deinem Team die Möglichkeit zu geben, sich mit den Tools entsprechend vertraut zu machen bzw. mit gezielten Schulungen und Workshops darin fit zu machen. Zudem sollten Regeln aufgestellt werden, die das Timing von digitalen Meetings angehen. Denn Pausen sollten gerade in der Mittagszeit eingehalten werden und auch dem rechtzeitigen Feierabend sollte natürlich nichts im Wege stehen – auch wenn das klassische gemeinsame Feierabend-Bier so nun nicht mehr möglich ist.




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Digitale Gemeinschaftsaktivitäten sollten Priorität im Homeoffice-Alltag erhalten.

In unserem Artikel “Gesund im Homeoffice” haben wir bereits erwähnt, wie wichtig es im Homeoffice ist, ausreichend zu trinken, gesund zu essen und Bewegung in den Alltag zu integrieren. Hierzu lassen sich auch hervorragend kleine Challenges und Wettbewerbe unter Kollegen inszenieren. Die Plattform TricTrac erstell beispielsweise auf Basis personalisierter Daten gezielte Inhalte für die Gesundheit einzelner Mitarbeiter. So können Fitness-Challenges unter Team-Mitgliedern bestritten werden oder Bike-Challenges in denen es darum geht, gemeinsam ein Kilometer-Ziel zu erradeln. Jedes Team ist über die App miteinander verbunden und kann sich gegenseitig anfeuern – das stärkt das Zusammengehörigkeitsgefühl und sorgt gleichzeitig für mehr sportliche Aktivität im Alltag deiner Angestellten:innen. 

 

Digitale Gemeinschaftsaktivitäten sollten Priorität im Homeoffice-Alltag erhalten.

In unserem Artikel “Gesund im Homeoffice” haben wir bereits erwähnt, wie wichtig es im Homeoffice ist, ausreichend zu trinken, gesund zu essen und Bewegung in den Alltag zu integrieren. Hierzu lassen sich auch hervorragend kleine Challenges und Wettbewerbe unter Kollegen inszenieren. Die Plattform TricTrac erstell beispielsweise auf Basis personalisierter Daten gezielte Inhalte für die Gesundheit einzelner Mitarbeiter. So können Fitness-Challenges unter Team-Mitgliedern bestritten werden oder Bike-Challenges in denen es darum geht, gemeinsam ein Kilometer-Ziel zu erradeln. Jedes Team ist über die App miteinander verbunden und kann sich gegenseitig anfeuern – das stärkt das Zusammengehörigkeitsgefühl und sorgt gleichzeitig für mehr sportliche Aktivität im Alltag deiner Angestellten:innen. 

 

Unterstütze dein Team bei der Homeoffice-Einrichtung

Der Kreativität sind bei der Einführung von kleinen Challenges und Spielchen zur Gesundheit deines Teams keine Grenzen gesetzt. Dennoch ist eine ergonomische Büro-Ausrüstung eine Grundvoraussetzung, um steife Nacken, angestrengte Augen, Rückenschmerzen und Stress zu vermeiden. 

Unser attraktives Gutscheinsystem von myHomice hilft dir dabei, dein Team dabei zu unterstützen sich ergonomisch korrekt einzurichten. Denn bei uns sind alle Möbel zu 100% ergonomisch und dein Team ist an die Gutscheine gebunden. Du kannst also sicher sein, dass das Team ergonomisch einwandfreie Möbel bei uns findet und gegen die vorher festgelegte Gutschein-Summe eintauscht. Darüber hinaus kann natürlich weiter geshoppt werden, um das Homeoffice so gesund wie möglich zu machen. Zudem kannst du als Arbeitgeber:in den Gutscheinwert beim Finanzamt als Sachleistung für Gesundheitsleistungen geltend machen. Sollte dies abgelehnt werden, da dies noch nicht gesetztlich aufgenommen wurde, gilt die Versteuerung als geldwerter Vorteil. Dein Team wird sich in jedem Fall erkenntlich zeigen und die Motivation wird entsprechend steigen. Eine Win-Win Situation für beide Parteien – schließlich profitierst du von gesunden und motivierten Mitarbeitern:innen.

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