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Papierloses Homeoffice – wie du Schritt für Schritt alles digitalisierst

Versinkt dein Homeoffice Schreibtisch im Papierchaos? Dann wird es Zeit für ein papierloses Büro. Das ist nicht nur nachhaltiger, sondern meist auch übersichtlicher. Und spätestens nach der Coronakrise, wissen wir, wie ärgerlich es ist, wenn der Ordner mit wichtigen Unterlagen im Büro steht und man keinen Zugriff darauf hat. 

Deshalb empfehlen wir als Marktplatz für ergonomische Homeoffice Möbel sämtliche Arbeitsmaterialien Schritt für Schritt zu digitalisieren und nur noch das Allernötigste auszudrucken. Keine Frage, du solltest dir natürlich weiterhin Notizen machen, Prozesse aufzeichnen, um sie besser zu verstehen oder 2do Listen schreiben, aber um langfristig gut im Homeoffice arbeiten zu können, sollte der Trend im  Unternehmen zum papierlosen Büro übergehen.

 

Warum solltest du diesen Artikel lesen?

Ganz einfach, weil wir aufzeigen wollen, wie Unternehmen davon profitieren, wenn auf Papier verzichtet wird und sämtliche Dokumententypen digitaler Natur sind. Klar, das geschieht natürlich nicht von heute auf morgen und bedarf technisches KnoHow, einige weitere Tools und eine IT-Landschaft, die  für papierlose Prozesse sorgt. Aber ist es einmal so weit, profitieren alle davon. Deshalb zeigen wir euch in 5 Schritten, wie ihr damit starten könnt. 


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Ob Ein- und Ausgangsrechnungen, Verträge, Bilder, Skizzen – sichte alles, was im Unternehmen an Papier anfällt und auf deinem Schreibtisch landet und prüfe, ob es Besonderheiten für die Digitalisierung gibt. Denn manche geschäftliche Unterlagen müssen über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Je nach Dokumententyp musst du die Dokumente entweder 6 oder 10 Jahre archivieren und griffbereit haben. Kein Wunder also, dass es zu langen Suchzeiten im Archiv eines Unternehmens kommt, die Folgekosten nach sich ziehen. Liegen solche Dokumente allerdings in digitaler Form vor, wird sowohl die Suche vereinfacht als auch das Archiv übersichtlicher.  In einem papierlosen Büro sind die Dokumente nicht nur digitalisiert, sondern auch digital hinterlegt, so dass sie mit wenigen Schlagworten aufzufinden sind.


Dokumente Step by Step digitalisieren

Und nun geht's auch schon los. Alle Belege und Dokumente, die nicht im Original aufbewahrt werden müssen, können einfach digitalisiert und als PDF gespeichert werden. Also ran an den Scanner oder an mobile Apps, wie zum Beispiel Scanbot und nichts wie digitalisiert. Unterschätze diese Arbeit nicht und plane genügend Zeit dafür ein – auch wenn es heute schon viele Tools gibt, die das Digitalisieren vereinfachen, so macht sich das Ganze leider nicht von alleine. 

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Zudem solltet ihr im Team besprechen, ob ihr zunächst mit einem Cloudspeicher für eure Daten auskommt, mit dem ihr das zur Verfügung stellen der Daten im Büro, mobilen Arbeiten und Home Office möglich macht oder ob ihr euch für ein Dokumentenmanagement (DMS) entscheidet, das mit Hilfer integrierter OCR (Optical Character Recognition) die Textinhalte eines Dokuments erkennt und so die Textdokumente indexierbar macht. Die Vorteile eines DMS sind dabei, dass es Dokumente gezielt dorthin ablegt, wo ihr die Daten haben möchtet – und das vollautomatisch.

Ein weiterer Vorteil einer zentralen Dokumentenmanagement Software ist der rechtssichere Umgang mit Dokumenten aller Art. Seit der Einführung der DSGVO ein Punkt, der in Unternehmen immer wichtiger wird.  Vor allem sensible und personenbezogene Daten lassen sich durch die integrierte Berechtigungsvergabe innerhalb eines Dokumentenmanagementsystems rechtskonform verarbeiten.

 

Dokumente archivieren

Ganz gleich ob Cloud oder Dokumentenmanagementsystem, wichtig ist eine übersichtliche Ordnerstruktur und eine klar abgesprochene Benennung der Ordner und Dateien, damit möglichst alles schnell wiedergefunden wird. 

Tools wie Hazel oder Belvedere können euch dabei wertvolle Zeit sparen. Sie sorgen für die  automatisierte Ordnung in Dateien und Verzeichnissen. Die Tools verschieben Dokumente nach von euch erstellten Regeln in andere Ordner oder löschen gezielt Dateien eines bestimmten Formats. „Belvedere“ läuft dabei im Hintergrund und führt die Aktionen sofort aus, sobald Name, Änderungsdatum, Größe oder Format einer Datei den Kriterien entspricht. So könnt ihr zum Beispiel alle JPG-Bilder in ein spezielles Verzeichnis verschieben oder temporäre Dateien automatisch löschen, die älter als eine Woche sind. 

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Mit Tools für intelligente Workflows, wie z.B. Salesforce, Tangro oder Monday könnt ihr zudem Geschäftsprozesse wie Rechnungsverarbeitung oder Rechnungsprüfung, Verteilung der Eingangspost und vieles mehr automatisieren. Wichtig ist nur, dass ihr 

  • Eure Dienstleister darüber informiert, dass ihr künftig Rechnungen digital zusenden wollt
  • Euch einen E-Mail Rechnungsaccount dafür einrichtet 
  • Rechnungsworkflows etabliert die automatisiert bis zur Übergabe an die Finanzbuchhaltung funktioniert 

Und klar, was hier so einfach in 3 simplen Punkten aufgelistet ist, bedeutet natürlich viel Aufwand. Aber wenn es erstmal läuft, wird es euch jede Menge Zeit und Nerven sparen – schließlich ist nichts so wiederkehrend wie Rechnungen. 

Kollegen informieren und einbinden

Wichtig bei allem ist natürlich, dass stets alle im Team informiert sind, damit die Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen einwandfrei läuft. Aber das Interesse an nachhaltigeren, agileren und einfacheren Prozessen ist natürlich bei jedem gegeben. Und auch Kunden und Unternehmen achten zunehmend auf die Nachhaltigkeit von Produkten und Dienstleistungen, die sie täglich nutzen. Das kann euch im Wettbewerb mit anderen Unternehmen einen entscheidenden Vorteil geben.

Und auch im Team werdet ihr merken, dass der Zugewinn an Funktionalität, Effizienz und Komfort jede Menge Pluspunkte hat. Was für junge Generationen allerdings eher selbstverständlich ist, sorgt bei älteren Herrschaften vielleicht für Skepsis oder Unverständnis. Hier bietet es sich an, in Schulungen Wissen zu vermitteln und alle auf einen Stand zu bringen.   

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Neu gewonnen Platz nutzen

So, nun habt ihr also jede Menge digitalisiert, die wenigen Dokumente, die es abzuheften gilt in intelligenten Ordnern verpackt und nun… habt ihr wieder viel mehr Platz im Homeoffice. Und als Deutschlands erster Marktplatz für ergonomische Homeofficemöbel haben wir natürlich jede Menge Ideen, wie ihr den nutzen könnt. 

Wie wäre es da zum Beispiel mit einer dekorativen Homeoffice Wand, statt einem Regal mit Aktenordnern? Sie vereint ein wohnliches und kreatives Ambiente mit funktionalen und praktischen Lösungen für das Arbeiten von zu Hause und statt auf Papier zu schreiben, kannst du deine Ideen einfach auf dem Whiteboard verewigen.

Oder du sorgst für nette Accessoires in den freigeräumten Schränken und Regalen und sorgst gleichzeitig für einen wunderbar angenehmen Duft in deinem Homeoffice. Die Raumduftkerzen aus dem Haus The Olfactive Avenue GmbH machen nicht nur optisch etwas her, sie verwandeln dein Homeoffice zudem in den Garten Even. 

Lass deinen Ideen einfach freien Lauf und nutze deine Regale neu, statt für zahlreiche Ordner Landschaften. Auf www.myhomice.de findest du jede Menge Inspiration.